Digitale Quittung – Konzept für das Taxigewerbe

1. Mandantenverwaltung & Stammdaten

• Unternehmerprofil: Firmierung, Handelsregister, Steuernummer/USt-IdNr., Konzessionsnummer, Anschrift, Kontaktwege, Logo.
• Bank & Zahlungsinfos: keine IBAN/BIC , zahlungen erfolgen im voraus
• Tarif- und Lizenzdaten: Taxitarif spiel keine rolle, der Fhrpreis wird manuell eingegeben. MwST wird automatisch berechnet.

2. Fahrer- & Fahrzeug-Registry

• Fahrerakte: Beschäftigungsstatus (Angestellter/Unternehmer). Fremdsprachen.
• Fahrzeugakte: Kennzeichen, Taxiordnungsnummer, Ausstattung (Rollstuhl, Kindersitz).
• Zuordnung: Fahrer-Fahrzeug-Kombinationen mit Gültigkeitszeitraum und Berechtigungsstufe (z. B. nur bestimmte Fahrzeuge).

3. Registrierung & Berechtigungen

• Rollenkonzept: Unternehmer, Fahrer. Berechtigungen steuern, Fahrer/Unternehmer können Quittungen erzeugen.
• Freigabeprozess: Neue Fahrer werden vom unternehmer eingepflegt.

4. Vollständigkeitsprüfung vor Aktivierung

• Stammdaten-Wizard: Prüft Pflichtfelder (Firma,Umsatzsteuer-Id, Lizenz,, Fahrerprofil, Fahrzeugprofil). Fehlende Angaben blockieren die Quittungsfunktion.

• Statusanzeige: Dashboard mit „Quittungsbereit“, „Abgelaufen“, inkl. Begründung.

5. Quittungserstellung & Workflow

• Fahrtbasis: Auswahl eines Fahrteneintrags (manuelle Eingabe). Pflichtangaben: Start/Ziel(GPS-coordinates,per Fahrt Start, Stop Button), Kilometer, Tarif(z.N. Tarifgebiet München), Zuschläge.
• Automatisierte Daten: System zieht Firmen-, Fahrer-, Fahrzeuginfos sowie aktuelles Tarifprofil automatisch.
• Belegformate: Erstellung als PDF/A-konformes Dokument.

6. Rechtssichere Signatur & Archivierung

• Digitale Siegelung: Jeder Beleg erhält einen SHA-256-Hash aus Firmendaten, Konzessionsnummer, Fahrername, Fahrzeug-ID, GPS-Koordinaten, Zeitstempel und Fahrtdaten. Der Hash wird auf der Quittung ausgegeben und im Archiv abgelegt, sodass Manipulationen nachweisbar sind.

• Aufbewahrung: Unternehmersache / bzw. unternehmer erhaelt taeglich gegen Mitternacht die datei der ausgestellten Quittungen. Das Taxiunternehmen ist für die archivierung von Belegnachweise selbst verantwortlich.

• Kostenmodell: Digitale Quittungen bleiben klar kalkulierbar (z. B. 0,02 € pro Beleg), da keine Druck- oder Versandkosten entstehen und Verschreiber/Stornopapier entfallen.

7. Fahrgastzugriff & Zustellung

• Ausgabe: QR-Code am Handydisplay des Fahrers, oder ein Link per SMS/E-Mail.
• Abholung: QR-Code. Mit zaehlsystem, wie oft die Quittung geöffnet wurde.
• Mehrsprachigkeit: Quittung in Deutsch/Englisch, optional weitere Sprachen.

8. Compliance, Datenschutz & Sicherheit

• Sicherheitsmaßnahmen: TLS 1.3, Zwei-Faktor-Login für Unternehmer, Zugriffsbeschränkung nach IP optional, regelmäßige Pen-Tests.
• Nachvollziehbarkeit: Die Hash-Signatur plus unveränderbare Protokolle bilden die Grundlage für einen rechtsgültigen Nachweis gegenüber Finanzamt. Jede Quittung ist eindeutig einem Unternehmen, Fahrzeug und Fahrer zuordenbar.

9. Einführungsfahrplan

1. Analyse/Onboarding: Unternehmer lädt Stammdaten hoch, erfüllt Pflichtfelder.
2. Pilotphase: Begrenzte Anzahl Fahrer/Fahrzeuge nutzen die Digitale Quittung,